Vejledning om udlevering af nøgleoplysninger

Vejledning til andelsboligforeningerne og deres rådgivere om udlevering af nøgleoplysninger ved salg af andelsboliger.

04. oktober 2019

1. Indledning
Fra den 1. januar 2014 skal sælgeren af en andelsbolig udlevere en række nøgleoplysninger om andelsboligforeningen og andelsboligen til køberen, inden der indgås en aftale om salg.

De nærmere regler for sælgerens udvidede oplysningspligt er fastsat i en bekendtgørelse, hvor andelsboligforeningerne også pålægges nogle forpligtelser.

Reglerne skal først og fremmest sikre, at køber har det bedst mulige beslutningsgrundlag, når der handles andelsbolig, men skal samtidig øge gennemsigtigheden for alle parter på andelsboligmarkedet.

I denne vejledning beskrives de forpligtelser og opgaver, som reglerne medfører for andelsboligforeningerne og deres rådgivere, f.eks. en administrator eller advokat.

Da andelsboligforeningen i større eller mindre omfang kan uddelegere sine forpligtelser til en rådgiver, vil ”andelsboligforeningen” i det følgende dække både de tilfælde, hvor foreningen er selvadministrerende, og hvor der er indgået aftale med en rådgiver om at udføre opgaver for foreningen.

Fra den 1. juli 2018 stilles endvidere krav om, at bestyrelsen skal forelægge et skema med centrale økonomiske nøgleoplysninger for foreningen på dennes generalforsamling. Se her for information om centrale økonomiske nøgleoplysninger.

2. Hvem forpligtes af de nye oplysningskrav?

Sælgeren
Sælgeren af en andelsbolig skal udlevere følgende dokumenter og nøgleoplysninger til køberen inden salgsaftalen indgås:

  1. Et eksemplar af andelsboligforeningens vedtægter.
  2. Andelsboligforeningens seneste årsregnskab og budget.
  3. Et referat fra andelsboligforeningens senest afholdte ordinære generalforsamling og eventuelle senere ekstraordinære generalforsamlinger.
  4. Vedligeholdelsesplan, såfremt en sådan er udarbejdet. Sker udlevering i papirform, kan udlevering begrænses til vedligeholdelsesplanens konklusioner, såfremt de er dækkende for planens indhold.
  5. Den senest udarbejdede energimærkning for ejendommen efter lov om fremme af energibesparelser i bygninger.
  6. Nøgleoplysninger om andelsboligforeningen, jf. bekendtgørelsens bilag 1.
  7. Nøgleoplysninger om den aktuelle andelsbolig til salg, herunder en opstilling af hvorledes prisen beregnes, med specifikation af prisen for andelen, udførte forbedringer og inventar, jf. bekendtgørelsens bilag 2.
  8. En erklæring fra andelsboligforeningen, hvis der er sket væsentlige ændringer i nøgleoplysningerne siden seneste godkendte regnskab eller seneste nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen, jf. bekendtgørelsens bilag 3.
  9. Centrale økonomiske nøgleoplysninger om andelsboligforeningen, jf. bilag 4.

Herudover skal sælgeren gøre køberen opmærksom på andelsboliglovens regler om prisfastsættelse, straf og adgang til at hæve aftalen.

Sælgeren kan udlevere dokumenterne i papirform eller henvise køberen til andelsboligforeningens hjemmeside, hvor ét eller flere af de nævnte dokumenter kan gøres tilgængelige.

Da sælgeren i mange tilfælde ikke selv har alle de dokumenter, der skal udleveres til køberen, vil sælgeren i praksis have brug for hjælp fra andelsboligforeningen til at fremskaffe dokumenterne.

Udleveringskravet gælder ved salg af andelsboliger, herunder andelsboliger, der delvis er udlejet til andet end beboelse. Udleveringskravet gælder derimod ikke ved salg af rene erhvervsandele.

Andelsboligforeningen
Andelsboligforeningen skal udfylde de tre nøgleoplysningsskemaer, der er optrykt som bilag 1-3 til bekendtgørelsen, og udlevere disse til sælgeren senest 10 dage arbejdsdage efter, at sælgeren har anmodet om det. Foreningen kan uddelegere opgaven til en rådgiver, f.eks. en administrator eller advokat.

Oplysningerne i ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen” skal indberettes elektronisk på hjemmesiden andelsboliginfo.dk. En lang række af disse oplysninger kan findes i foreningens regnskab, hvor de fremgår som noter.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til andelsboligforeninger, der aflægger regnskab efter årsregnskabsloven. Vejledningen indeholder også et modelregnskab for andelsboligforeninger. Erhvervsstyrelsen tilråder, at andelsboligforeningerne anvender modelregnskabet, der viser, hvordan noterne kan indarbejdes i regnskabet.

Andelsboligforeningen har ansvaret for at udfylde de punkter i nøgleoplysningsskemaet, der vedrører:

  1. Grundlæggende oplysninger om andelsboligforeningen
  2. Foreningens drift, herunder udlejningsvirksomhed
  3. Byggeteknik og vedligeholdelse
  4. Enkelte finansielle nøgleoplysninger

Det er andelsboligforeningens ansvar at udlevere ét samlet nøgleoplysningsskema til sælgeren. Foreningen skal derfor sikre, at de oplysninger, som foreningen fremskaffer, udleveres sammen med oplysningerne fra penge- og realkreditinstitutter og andre långivere.

Penge- og realkreditinstitutterne og andre långivere
Penge- og realkreditinstitutter og andre långivere, som ikke er underlagt tilsyn af Finanstilsynet, der har ydet lån og hertil knyttede finansielle aftaler til en andelsboligforening, skal elektronisk indberette finansielle nøgleoplysninger på hjemmesiden andelsboliginfo.dk

Der er kun pligt til at indberette nøgleoplysningen om risikoklassificering af de enkelte lån for lån, der er optaget efter ikrafttræden af Erhvervsministeriets bekendtgørelse om risikoklassificering. Det betyder, at penge- og realkreditinstitutter og andre långivere kun skal oplyse om risikoklassificering af de lån, som er optaget efter 1. juli 2013.

For ældre lån kan der ske frivilligt indberetning af risikoklassificering.

Nøgleoplysningsskemaet indeholder også figurer om afdrag, renteusikkerhed og formueusikkerhed. Disse figurer dannes automatisk ud fra de oplysninger, der indberettes.

3. Generelt om udfyldelse af nøgleoplysningsskemaer
Der findes tre skemaer, der skal anvendes ved salg af en andelsbolig:

  1. Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen
    Skemaet skal udfyldes én gang om året og kan anvendes ved flere salg inden for en regnskabsperiode.
  2. Nøgleoplysningsskema om andelsbolig til salg
    Skemaet skal udfyldes ved hvert salg af en andelsbolig.
  3. Erklæring om væsentlige ændringer i ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”
    Skemaet skal kun udfyldes, hvis der er sket væsentlige ændringer i oplysningerne i ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”.

3.1. Udfyldelse af ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”

Hvem skal udfylde skemaet?
Andelsboligforeningen skal udfylde et ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”. Det sker ved at logge sig på hjemmesiden andelsboliginfo.dk og udfylde skemaets punkt 1-3 og punkt 4 (nøgleoplysning P og R).

Penge- og realkreditinstitutter og andre långivere indberetter én gang årligt de finansielle nøgleoplysninger, der findes i nøgleoplysningsskemaet som nøgleoplysning O, S, T og U til hjemmesiden. Indberetningen sker ultimo et kalenderår, så de finansielle nøgleoplysninger allerede ved årets start findes i nøgleoplysningsskemaet, når den enkelte andelsboligforening logger sig på hjemmesiden.

Det bemærkes, at nøgleoplysning Q ikke udfyldes af hverken andelsboligforeningen eller penge- og realkreditinstitutter og andre långivere. Oplysningen udfyldes automatisk af systemet ud fra beregninger af de øvrige nøgleoplysninger.

Hvornår skal andelsboligforeningen udfylde skemaet?
Sælgeren skal udlevere et ”Nøgleoplysningsskema om andelsboligforeningen” til køberen inden, der indgås en aftale om salg.

Andelsboligforeningen skal udlevere et udfyldt skema til sælgeren senest 10 arbejdsdage efter at sælgeren anmoder foreningen om det.

Andelsboligforeningen har således kun pligt til at udfylde nøgleoplysningsskemaet, når der er et aktuelt salg i en forening. Det betyder at foreninger, hvor der kun sjældent forekommer et salg, kan vente med at udfylde et skema, indtil der er et aktuelt salg i foreningen. Det betyder også, at foreningen kan komme ud for, at der kan gå flere år mellem, at den skal udfylde et skema, hvis der ikke er nogen andelshavere, der ønsker at sælge deres andelsbolig.

Det kan dog være tidsbesparende for andelsboligforeningen at tilrettelægge sin interne procedure, så nøgleoplysningsskemaet udfyldes umiddelbart efter, at der foreligger et godkendt regnskab for et regnskabsår. Dette vil sikre, at nøgleoplysningsskemaet altid er udfyldt og hurtigt kan udleveres til sælgeren ved et aktuelt ønske om salg.

Nøgleoplysningsskemaet skal sikre køberen fyldestgørende informationer om andelsboligforeningens forhold. Erhvervsstyrelsen anbefaler derfor, at oplysningerne udleveres til køberen så tidligt i handelssituationen som muligt, så køberen har god tid til at sætte sig ind i oplysningerne inden, der træffes beslutning om købet.

Hvordan udfylder andelsboligforeningen skemaet?
”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen” udfyldes elektronisk ved, at andelsboligforeningen logger sig på hjemmesiden andelsboliginfo.dk og udfylder skemaet.

For at logge sig på systemet, skal foreningen anvende de log-in oplysninger, som den har modtaget med elektronisk post eller på brev fra Erhvervsstyrelsen.

Hvis en andelsboligforening ikke har modtaget log-in oplysninger til hjemmesiden, kan foreningen kontakte Erhvervsstyrelsen ved at skrive til andelsboliginfo@erst.dk eller ringe på telefon 70 80 66 44.

Når andelsboligforeningen er logget på hjemmesiden, skal den udfylde de nøgleoplysninger, der fremgår af nøgleoplysningsskemaets punkt 1-3 og punkt 4 (nøgleoplysning P og R).

En lang række af de oplysninger, som andelsboligforeningen skal udfylde, kan findes i noterne til foreningens regnskab og kan overføres direkte til nøgleoplysningsskemaet.

Der er vejledningstekster på skærmen, som guider foreningen igennem indtastningen på hjemmesiden.

Hvor længe kan et udfyldt nøgleoplysningsskema anvendes?
Et udfyldt nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen kan anvendes ved flere salg i samme forening, så længe det er baseret på det senest godkendte årsregnskab for foreningen.

Hvis foreningen ønsker at genbruge skemaet ved et senere salg indenfor samme regnskabsperiode, er det vigtigt, at andelsboligforeningen overvejer, om der er sket sådanne ændringer i foreningens forhold, at der skal udfyldes en ”Erklæring om væsentlige ændringer i Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”.

3.2. Udfyldelse af ”Nøgleoplysningsskema om andelsbolig til salg”
”Nøgleoplysningsskema om andelsbolig til salg” skal udfyldes for hver enkelt andelsbolig, der sættes til salg.

Andelsboligforeningen skal udlevere det udfyldte skema til sælgeren senest 10 arbejdsdage efter, at sælgeren har anmodet om det. Ved udfyldelse af skemaet løber fristen på 10 arbejdsdage først fra det tidspunkt, hvor foreningen har modtaget relevant dokumentation fra andelshaveren vedrørende individuelle forbedringer og løsøre m.v. Fastsættes værdien af forbedringer, tilpasset løsøre m.v. på baggrund af en vurderingsrapport udarbejdet af en professionel vurderingsmand, løber fristen på 10 arbejdsdage først fra det tidspunkt, hvor der foreligger en vurderingsrapport.

I praksis vil der kunne opstå situationer, hvor skemaet skal udfyldes, inden den endelige værdiopgørelse foreligger. I disse tilfælde må foreningen udfylde skemaet og gøre køberen opmærksom på, at den endelige værdiopgørelse vil fremgå af købsaftalen.

3.3. Udfyldelse af ”Erklæring om væsentlige ændringer i Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”
Andelsboligforeningen skal udfylde en ”Erklæring om væsentlige ændringer i Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen”, når:

  • der er sket væsentlige ændringer i de finansielle nøgleoplysninger eller regnskabsoplysninger, inden foreningen udfylder et nøgleoplysningsskema første gang. Det kan f.eks. være tilfældet, når der først er et aktuelt salg i foreningen lang tid efter, at foreningens regnskab er godkendt på generalforsamlingen.
  • et udfyldt nøgleoplysningsskema genanvendes ved et nyt salg, og der er sket væsentlige ændringer i oplysningerne i det senest udarbejdede skema.

Som eksempel på en væsentlig ændring i nøgleoplysningerne, der kan medføre, at foreningen skal udfylde erklæringen, kan nævnes en større ændring i ejendommens værdi, som foreningen har kendskab til, inden der godkendes et nyt regnskab på generalforsamling, f.eks. fordi foreningen har modtaget en ny offentlig ejendomsvurdering eller valuarvurdering. Et andet eksempel kan være, at der på en ekstraordinær generalforsamling er truffet beslutning om at gennemføre større renoveringsarbejder på ejendommen. Et tredje eksempel kan være, at foreningen har optaget et nyt realkreditlån.

Det vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om der er tale om så væsentlige ændringer, at foreningen skal udfylde en erklæring herom. Det er foreningen, der foretager denne vurdering.

Er der sket væsentlige ændringer i flere nøgleoplysninger er det tilstrækkeligt at udfylde én erklæring om væsentlige ændringer, og blot foretage en nummerering af disse i erklæringens enkelte felter.

4. Generelle spørgsmål
Andelsboligforeningens ansvar for udfyldelse af skemaerne
Andelsboligforeningen vælger en bestyrelse til at varetage den daglige drift af foreningen. I praksis vil ansvaret for at udfylde skemaerne derfor påhvile bestyrelsen.

Andelsboligforeningen skal indberette oplysningerne i ”Nøgleoplysningsskema om andelsboligforeningen” punkt 1-3 og punkt 4 (nøgleoplysning P og R). Der er tale om indberetning af oplysninger, som foreningen kan finde i regnskabet. Hvis der sker fejl, vil foreningen kunne ifalde ansvar. Hvorvidt en fejl ved indberetningen udløser et erstatningskrav, vil bero på en konkret vurdering af fejlen, og af hvorvidt de almindelige erstatningsbetingelser er opfyldt.

Da de finansielle oplysninger i ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen” punkt 4 (nøgleoplysning O, S, T og U) indberettes direkte i systemet af penge- og realkreditinstitutter og andre långivere, har andelsboligforeningen ikke et ansvar for, om disse oplysninger er korrekt indtastet. Andelsboligforeningen kan dog efter en konkret vurdering, pålægges et ansvar efter de almindelige erstatningsretlige regler, såfremt den er vidende om, at der fejl eller væsentlige ændringer i oplysningerne.

Andelsboligforeningen bør derfor gennemse de finansielle nøgleoplysninger, inden de udleveres til sælgeren for at sikre sig, at alle foreningens lån fremgår af skemaet.

Sælgerens ansvar
Sælgeren af en andelsbolig skal udlevere ”Nøgleoplysningsskema for andelsboligforeningen” til køberen, inden handlen indgås. Sælgeren skal anmode foreningen om at få udleveret skemaet, og foreningen har herefter 10 arbejdsdage til at udarbejde skemaet.

Sælgeren udfylder ikke selv skemaet, og kan derfor som udgangspunkt ikke gøres ansvarlig herfor. Sælger kan dog pålægges et ansvar efter de almindelige erstatningsretlige regler, hvis sælger ved, at der er sket fejl eller væsentlige ændringer i det udleverede materiale, som sælger ikke gør opmærksom på.

Reglerne ændrer således ikke ved sælgerens hidtidige ansvar overfor køberen i forbindelse med en andelsbolighandel.

Penge og realkreditinstitutternes og andre långiveres ansvar
Penge- og realkreditinstitutter og andre långivere skal indberette finansielle nøgleoplysninger om andelsboligforeningen på hjemmesiden andelsboliginfo.dk. Det er penge- og realkreditinstitutternes og andre långiveres ansvar, at de oplysninger, som indberettes er korrekte.

Dette ansvar afviger ikke fra det ansvar, som penge- og realkreditinstitutter og andre långivere i dag har for, at de oplysninger, de giver til andelsboligforeningerne, er korrekte.

Det vil være en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt et penge- og realkreditinstitut eller en anden långiver kan pålægges ansvar for fejl eller mangler ved indberetningen.

Forsikringsdækning
Ifølge den af ministeriet udarbejdede normalvedtægt for en privat andelsboligforening § 30, stk. 5, skal foreningen tegne en forsikring, der dækker bestyrelsesmedlemmernes økonomiske ansvar over for foreningen, andelshaverne og tredjemand. Forsikringssummens størrelse skal oplyses i en note til årsregnskabet.

Normalvedtægten er vejledende, og det er derfor frivilligt for foreningerne, om de vil anvende den eller udarbejde egne individuelle vedtægter. Der kan således være tilfælde, hvor der ikke er tegnet ansvarsforsikring for bestyrelsens arbejde. I disse tilfælde vil foreningen, den samlede bestyrelse eller det enkelte bestyrelsesmedlem, selv skulle betale en eventuel erstatning.

Det er foreningens eget ansvar selv at afklare med sit forsikringsselskab, i hvilket omfang en eksisterende ansvarsforsikring dækker foreningens nye opgaver.

Overdragelse af ansvar til tredjemand
Andelsboligforeningen kan uddelegere opgaver vedrørende den daglige drift af foreningen, herunder udfyldelse af nøgleoplysningsskemaet, til en tredjemand, f.eks. en administrator eller en revisor. I disse tilfælde vil ansvaret for udfyldelse af nøgleoplysningsskemaet efter en konkret vurdering påhvile tredjemand i henhold til den aftale, der er indgået med foreningen.